La plupart des équipes n’ont pas besoin de commencer leur parcours d’adoption de l’IA par un programme de transformation à l’échelle de l’entreprise.
Elles ont besoin de trouver la tâche répétitive qui consomme discrètement la semaine de quelqu’un.
La tâche peut ne pas paraître assez importante pour devenir un projet formel. C’est souvent pour cela qu’elle survit pendant des années.
Une personne recopie des informations d’e-mails vers un tableur.
Une autre renomme et classe des documents.
Un responsable passe le vendredi après-midi à combiner les mises à jour de plusieurs équipes.
Quelqu’un reconstruit le même rapport client chaque mois.
L’audit de 8 heures est un moyen simple de trouver une tâche qui mérite d’être améliorée avant de tenter quelque chose de plus grand.
L’objectif
L’audit cherche une tâche récurrente qui consomme environ une journée de travail par semaine, sur une ou plusieurs personnes.
Elle n’a pas à se dérouler en un seul bloc de huit heures.
Cela peut être :
- Quarante minutes chaque matin
- Deux heures chaque lundi
- Quinze minutes répétées sur de nombreuses transactions
- Un grand rapport assemblé chaque vendredi
- Plusieurs petites vérifications effectuées par différentes personnes
L’objectif est d’identifier un temps prévisible, répété et assez coûteux pour compter.
Commencez par l’observation, pas par la technologie
Ne commencez pas par demander :
« Où pouvons-nous utiliser l’IA ? »
Commencez par demander :
« Que continuons-nous à faire à la main ? »
Parlez aux personnes qui font le travail.
Demandez-leur de montrer le processus plutôt que de le décrire de mémoire.
Observez :
- Où l’information arrive
- Où elle est recopiée
- Où elle est nettoyée
- Où quelqu’un doit porter un jugement
- Où le travail s’interrompt
- Où les fichiers sont renommés
- Où une approbation est demandée
- Où la même information est saisie à nouveau
- Où les erreurs apparaissent souvent
- Où quelqu’un garde une solution de contournement personnelle
Le tableur officieux est souvent plus instructif que le schéma officiel du flux de travail.
Documentez la tâche du début à la fin
Écrivez le processus comme une suite d’actions visibles.
Par exemple :
- Ouvrir l’e-mail entrant.
- Télécharger le PDF joint.
- Lire le nom du client et le numéro de commande.
- Renommer le document.
- Ouvrir le suivi partagé.
- Trouver la bonne ligne.
- Copier les détails de la commande.
- Téléverser le document dans le dossier partagé.
- Écrire au gestionnaire de compte.
- Marquer l’e-mail comme terminé.
Ne résumez pas cela par « traiter les commandes entrantes ».
L’information utile se trouve à l’intérieur des étapes individuelles.
Mesurez le coût réel
Pendant une semaine, notez :
- La fréquence de la tâche
- Le temps moyen par occurrence
- Le nombre de personnes impliquées
- Le temps passé à attendre
- Le temps passé à corriger des erreurs
- Le temps passé à chercher des informations
- Le temps passé à créer des mises à jour de statut
- Le temps passé à refaire le travail après des interruptions
Une tâche accomplie en dix minutes peut rester coûteuse quand elle se produit soixante fois.
Un rapport mensuel peut sembler occasionnel mais mobiliser deux personnes pendant deux jours entiers.
Utilisez des fourchettes quand la mesure exacte est difficile.
L’objectif n’est pas la précision comptable. C’est assez de clarté pour comparer les opportunités.
Séparez les règles du jugement
Certaines parties d’une tâche sont prévisibles.
D’autres exigent une interprétation humaine.
Marquez chaque étape comme l’une des suivantes :
Fondée sur des règles
La même entrée devrait normalement produire la même action.
Recherche
L’information doit être retrouvée à travers des fichiers, des e-mails ou des systèmes.
Transformation
L’information est reformatée, résumée ou déplacée.
Jugement
Une personne évalue le contexte, le risque ou la qualité.
Communication
Un message, un rapport ou une demande est produit.
Approbation
Une personne responsable doit décider.
Cette distinction compte.
Les étapes fondées sur des règles, de recherche et de transformation sont souvent de bons candidats à l’automatisation.
Le jugement et l’approbation peuvent bénéficier d’une assistance sans être supprimés.
Cherchez le goulot d’étranglement, pas l’étape la plus agaçante
La partie la plus irritante d’un processus n’est pas toujours la plus utile à corriger.
Une tâche devient un bon candidat lorsqu’elle présente plusieurs de ces caractéristiques :
- Fréquence élevée
- Entrées prévisibles
- Résultats clairs
- Recopie manuelle répétée
- Information répartie sur plusieurs systèmes
- Erreurs coûteuses
- Longs temps d’attente
- Un responsable clair
- Un résultat mesurable
- Un pilote réversible
Évitez de commencer par le processus porteur du plus grand risque juridique, financier ou de sécurité.
Le meilleur premier projet est assez important pour compter et assez circonscrit pour en tirer des leçons.
Choisissez la bonne intervention
Tous les problèmes n’exigent pas un modèle d’IA.
La solution peut être :
- Un meilleur formulaire
- Un modèle partagé
- Une structure de dossiers claire
- Une intégration entre deux systèmes
- Une automatisation du flux de travail
- Un petit outil interne
- Une base de connaissances consultable
- Un résumé assisté par l’IA
- Un modèle de classification
- Un système de rédaction relu par des humains
- Un processus d’approbation repensé
L’audit devrait identifier le problème avant de choisir la technologie.
Estimez l’amélioration
Fixez un objectif modeste.
Par exemple :
- Réduire la préparation hebdomadaire de huit heures à trois
- Supprimer la double saisie de données
- Ramener le nombre de systèmes touchés de cinq à deux
- Produire automatiquement un premier brouillon
- Réduire les informations manquantes à la réception
- Raccourcir le temps d’attente d’approbation
- Rendre visible le statut du processus
- Réduire les erreurs évitables
Ne promettez pas d’éliminer la tâche entière avant de l’avoir testée.
Une amélioration fiable de cinquante pour cent vaut mieux qu’un système ambitieux auquel personne ne fait confiance.
Concevez un petit pilote
La première version devrait :
- Utiliser de vrais exemples
- Avoir un responsable clair
- Fonctionner dans un environnement limité
- Préserver la relecture humaine
- Consigner les erreurs
- Faciliter le retour en arrière
- Mesurer le temps avant et après
- Inclure les personnes qui font le travail
- Durer assez longtemps pour révéler les cas limites
Évitez un déploiement à l’échelle de toute l’organisation avant de comprendre le flux de travail.
La tâche fait partie d’un système
Un processus manuel existe souvent parce qu’une autre partie de l’organisation manque de clarté.
L’automatisation peut révéler :
- Un nommage incohérent
- Une responsabilité manquante
- Une mauvaise qualité des données
- Des règles d’approbation mal définies
- Des modèles contradictoires
- Plusieurs sources de vérité
- Des décisions que personne n’a documentées
C’est utile.
Un bon pilote améliore la tâche et révèle ce dont le système plus large a besoin.
Que faire après l’audit
À la fin, rédigez un court dossier d’opportunité contenant :
- La tâche
- Les personnes impliquées
- Le temps hebdomadaire actuel
- Les étapes actuelles
- Le principal goulot d’étranglement
- Les points d’erreur et de risque
- L’intervention recommandée
- L’exigence de relecture humaine
- Le périmètre du pilote
- La mesure de réussite
- Le responsable de la décision
Puis décidez de :
- Corriger le processus sans IA
- En automatiser une partie
- Construire un petit outil
- Lancer un pilote assisté par l’IA
- Le laisser tel quel
La dernière option est valable.
Le but de l’audit n’est pas d’imposer l’IA à l’organisation.
C’est de trouver où de meilleurs systèmes peuvent rendre un temps précieux aux personnes.
Il y a probablement une tâche qui dévore une journée de la semaine de votre équipe. L’Audit des opportunités d’IA de MonoGrain vous aide à la trouver et à décider ce qui vaut la peine d’être changé.