A maioria das equipas não precisa de começar o seu percurso de adoção de IA com um programa de transformação em toda a empresa.
Precisam de encontrar a tarefa repetitiva que consome discretamente a semana de alguém.
A tarefa pode não parecer importante o suficiente para se tornar um projeto formal. É muitas vezes por isso que sobrevive durante anos.
Uma pessoa copia informação de e-mails para uma folha de cálculo.
Outra renomeia e arquiva documentos.
Um responsável passa a tarde de sexta-feira a combinar atualizações de várias equipas.
Alguém reconstrói o mesmo relatório de cliente todos os meses.
A auditoria de 8 horas é uma forma simples de encontrar uma tarefa que vale a pena melhorar antes de tentar algo maior.
O objetivo
A auditoria procura uma tarefa recorrente que consome cerca de um dia de trabalho por semana, numa ou em várias pessoas.
Não tem de ocorrer num único bloco de oito horas.
Pode ser:
- Quarenta minutos todas as manhãs
- Duas horas todas as segundas-feiras
- Quinze minutos repetidos em muitas transações
- Um grande relatório montado todas as sextas-feiras
- Várias pequenas verificações feitas por pessoas diferentes
O objetivo é identificar tempo que seja previsível, repetido e suficientemente dispendioso para importar.
Comece pela observação, não pela tecnologia
Não comece por perguntar:
«Onde podemos usar IA?»
Comece por perguntar:
«O que continuamos a fazer à mão?»
Fale com as pessoas que fazem o trabalho.
Peça-lhes que mostrem o processo em vez de o descreverem de memória.
Observe:
- Onde a informação chega
- Onde é copiada
- Onde é limpa
- Onde alguém tem de fazer um juízo
- Onde o trabalho faz uma pausa
- Onde os ficheiros são renomeados
- Onde é pedida aprovação
- Onde a mesma informação é introduzida de novo
- Onde os erros costumam surgir
- Onde alguém mantém uma solução de contorno pessoal
A folha de cálculo não oficial é muitas vezes mais informativa do que o diagrama oficial do fluxo de trabalho.
Documente a tarefa do início ao fim
Escreva o processo como uma sequência de ações visíveis.
Por exemplo:
- Abrir o e-mail recebido.
- Descarregar o PDF anexado.
- Ler o nome do cliente e o número da encomenda.
- Renomear o documento.
- Abrir o registo partilhado.
- Encontrar a linha correta.
- Copiar os detalhes da encomenda.
- Carregar o documento para a pasta partilhada.
- Enviar mensagem ao gestor de conta.
- Marcar o e-mail como concluído.
Não resuma isto como «processar encomendas recebidas».
A informação útil está dentro dos passos individuais.
Meça o custo real
Durante uma semana, registe:
- Com que frequência a tarefa ocorre
- Tempo médio por ocorrência
- Número de pessoas envolvidas
- Tempo gasto à espera
- Tempo gasto a corrigir erros
- Tempo gasto a procurar informação
- Tempo gasto a criar atualizações de estado
- Tempo gasto a repetir trabalho após interrupções
Uma tarefa concluída em dez minutos pode ainda assim ser dispendiosa quando acontece sessenta vezes.
Um relatório mensal pode parecer ocasional mas ocupar duas pessoas durante dois dias inteiros.
Use intervalos quando a medição exata for difícil.
O objetivo não é a precisão contabilística. É clareza suficiente para comparar oportunidades.
Separe as regras do juízo
Algumas partes de uma tarefa são previsíveis.
Outras exigem interpretação humana.
Marque cada passo como um dos seguintes:
Baseado em regras
A mesma entrada deve normalmente produzir a mesma ação.
Pesquisa
A informação tem de ser encontrada em ficheiros, e-mails ou sistemas.
Transformação
A informação é reformatada, resumida ou movida.
Juízo
Uma pessoa avalia o contexto, o risco ou a qualidade.
Comunicação
É produzida uma mensagem, um relatório ou um pedido.
Aprovação
Uma pessoa com responsabilidade tem de decidir.
Esta distinção importa.
Os passos baseados em regras, de pesquisa e de transformação são muitas vezes bons candidatos à automação.
O juízo e a aprovação podem beneficiar de assistência sem serem eliminados.
Procure o estrangulamento, não o passo mais irritante
A parte mais irritante de um processo nem sempre é a mais valiosa para corrigir.
Uma tarefa torna-se um bom candidato quando reúne várias destas características:
- Frequência elevada
- Entradas previsíveis
- Resultados claros
- Cópia manual repetida
- Informação espalhada por vários sistemas
- Erros dispendiosos
- Longos tempos de espera
- Um responsável claro
- Um resultado mensurável
- Um piloto reversível
Evite começar pelo processo que carrega o maior risco jurídico, financeiro ou de segurança.
O melhor primeiro projeto é suficientemente importante para importar e suficientemente contido para dele se aprender.
Escolha a intervenção certa
Nem todos os problemas exigem um modelo de IA.
A solução pode ser:
- Um formulário melhor
- Um modelo partilhado
- Uma estrutura de pastas clara
- Uma integração entre dois sistemas
- Uma automação do fluxo de trabalho
- Uma pequena ferramenta interna
- Uma base de conhecimento pesquisável
- Um resumo assistido por IA
- Um modelo de classificação
- Um sistema de redação revisto por humanos
- Um processo de aprovação repensado
A auditoria deve identificar o problema antes de escolher a tecnologia.
Estime a melhoria
Defina um objetivo modesto.
Por exemplo:
- Reduzir a preparação semanal de oito horas para três
- Eliminar a dupla introdução de dados
- Reduzir o número de sistemas tocados de cinco para dois
- Produzir automaticamente um primeiro rascunho
- Reduzir a informação em falta na receção
- Encurtar o tempo de espera de aprovação
- Tornar visível o estado do processo
- Reduzir erros evitáveis
Não prometa eliminar a tarefa inteira antes de a testar.
Uma melhoria fiável de cinquenta por cento vale mais do que um sistema ambicioso em que ninguém confia.
Desenhe um pequeno piloto
A primeira versão deve:
- Usar exemplos reais
- Ter um responsável claro
- Funcionar num ambiente limitado
- Preservar a revisão humana
- Registar erros
- Facilitar o retrocesso
- Medir o tempo antes e depois
- Incluir as pessoas que fazem o trabalho
- Durar tempo suficiente para expor os casos-limite
Evite lançar em toda a organização antes de compreender o fluxo de trabalho.
A tarefa faz parte de um sistema
Um processo manual existe muitas vezes porque outra parte da organização não é clara.
A automação pode revelar:
- Nomes inconsistentes
- Responsabilidade em falta
- Má qualidade dos dados
- Regras de aprovação indefinidas
- Modelos contraditórios
- Várias fontes de verdade
- Decisões que ninguém documentou
Isso é útil.
Um bom piloto melhora a tarefa e revela o que o sistema mais amplo precisa.
O que fazer depois da auditoria
No final, redija um breve dossiê de oportunidade que contenha:
- A tarefa
- As pessoas envolvidas
- O tempo semanal atual
- Os passos atuais
- O principal estrangulamento
- Os pontos de erro e de risco
- A intervenção recomendada
- A exigência de revisão humana
- O âmbito do piloto
- A medida de sucesso
- O responsável pela decisão
Depois decida:
- Corrigir o processo sem IA
- Automatizar parte dele
- Construir uma pequena ferramenta
- Lançar um piloto assistido por IA
- Deixá-lo como está
A última opção é válida.
O objetivo da auditoria não é impor a IA à organização.
É encontrar onde melhores sistemas podem devolver tempo valioso às pessoas.
Há provavelmente uma tarefa a devorar um dia da semana da sua equipa. A Auditoria de Oportunidades de IA da MonoGrain ajuda-o a encontrá-la e a decidir o que vale a pena mudar.